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टेलिफोनिक इंटरव्यू क्या आप हैं तैयार!

रोजगार प्राप्ति के पहले सोपान के तौर पर कई जगह टेलिफोनिक इंटरव्यूज का चलन लंबे समय से चल रहा है। प्रत्याशी की मानसिकता को परखने का यह एक पुख्ता जरिया भी होता है। क्या हैं इसकी जरूरतें और युवा इस पर किस तरह से पकड़ बना सकते हैं, बता रही हैं प्रतिमा पांडेय


आज जहां रोजगारों में कई गुणा बढ़ोतरी हुई है,  वहीं उसके लिए आवेदन करने वालों की भी कमी नहीं है। इसीलिए कई बार किसी एक पद के लिए सैकड़ों आवेदन आ जाते हैं, लेकिन यह जरूरी नहीं होता कि सभी आवेदनकर्ता चुने जाने की योग्यता रखते हों। उन सभी उम्मीदवारों को बुला कर उनका साक्षात्कार करना व्यावहारिकता की दृष्टि से संभव भी नहीं होता और समझदारी भी नहीं माना जाता। ऐसी स्थिति में आमतौर पर कंपनियां टेलिफोनिक इंटरव्यू के माध्यम से पहले चरण का चयन कर लेती हैं। टेलिफोनिक इंटरव्यू का दायरा यहीं तक सीमित नहीं है। मल्टीनेशनल कंपनियों के लिए भी यह उम्मीदवारों के चयन का एक महत्वपूर्ण जरिया बनता है,  पर सामान्यत: टेलिफोनिक इंटरव्यू किसी भी पद के लिए आयोजित चयन प्रक्रिया में साक्षात्कार का पहला चरण ही होते हैं।

वॉल स्ट्रीट जर्नल में छपे एक आलेख के अनुसार आज के दौर में टेलिफोनिक इंटरव्यूज उतने ही महत्वपूर्ण हो गए हैं, जितने कि फेस-टू-फेस लिए जाने वाले इंटरव्यू। चाहे पद छोटा हो या बड़ा,  एक बार आपसे फोन पर इंटरव्यू लिया ही जाता है। उसमें यदि आपने अपने साक्षात्कारकर्ता को प्रभावित कर लिया तो पद के लिए आमने-सामने के इंटरव्यू के लिए बुलावा निश्चित समझिए। अगर आप नौकरियों के लिए आवेदन कर रहे हैं,  तो टेलिफोनिक साक्षात्कार के लिए स्वयं को अच्छी तरह तैयार कर लें,  ताकि इंटरव्यू लेने वाले को आप प्रभावित कर सकें और चयन प्रक्रिया के अगले चरण तक पहुंच सकें,  अन्यथा हाथ आया मौका गंवाते देर नहीं लगेगी। इसीलिए नौकरी के लिए टेलिफोनिक इंटरव्यू में यहां दी गई कुछ बातों का ध्यान रखें।


माहौल का रखें ध्यान
यह तो हम सभी जानते हैं कि नौकरी से संबंधित कोई भी फोन किसी जल्दबाजी या हड़बड़ी में करना असफलता के लिए राह खोल देने जैसा होता है। यदि यह फोन कॉल किसी कंपनी की ओर से आपसे बतौर उम्मीदवार प्रथम परिचय के लिए आई है,  तब तो यह गलती बिल्कुल न करें। टेलिफोनिक इंटरव्यू के दौरान आप सोच-समझ कर उत्तर दे सकें, इसके लिए जरूरी है कि आपके माहौल में व्यवधान उत्पन्न करने वाले कारक न हों। इसके लिए एक ऐसी जगह या कमरा चुनें,  जहां कुछ समय तक अन्य गतिविधियां रोकी जा सकती हैं और आप शांति से अपने प्रश्नों का उत्तर दे सकते हैं। वहां आराम से बैठने की जगह हो। माहौल में शोर-शराबा न होने से आप प्रश्नों को सही ढंग से सुन और समझ पाएंगे तथा यही बात आपके साक्षात्कारकर्ता को भी अनुभव होगी। यह बात ध्यान रखें कि इस इंटरव्यू में आपको उत्तर में अपनी कुछ निजी जानकारियां भी देनी होंगी,  उसके लिए भी एकांत का होना बेहद आवश्यक है। इस तरह का माहौल आपको इस तनाव से भी मुक्त रखेगा कि किसी बात के उत्तर में आपकी भाव-भंगिमा कैसी बन रही है और उसे कोई देख तो नहीं रहा। इन सभी तनावों से मुक्त रह कर जब आप उत्तर देंगे तो उनके सटीक होने की संभावना भी बलवती हो जाएगी।

टेलिफोनिक इंटरव्यू के शिष्टाचार
जब आपकी भाषा और वाणी ही आपके परिचय का माध्यम बन रहे हों तो उनके शिष्टाचार निभाना आपका प्रभाव बढ़ाने वाला साबित होता है। टेलिफोनिक इंटरव्यूज में तो यह बात स्पष्ट तौर पर लागू होती है। दरअसल टेलिफोन पर बात करने के कुछ शिष्टाचार तो आमतौर पर भी उपयोग में लाए ही जाने चाहिए। फिर बात जब नौकरी के इंटरव्यू के संदर्भ में हो तो यह और भी महत्वपूर्ण हो जाता है। कई बार टेलिफोनिक इंटरव्यूज काफी लंबे चलते हैं। ऐसे में उत्तर देते समय थकान का अनुभव होने लगता है,  पर इसका अर्थ यह नहीं है कि आप बीच में कॉफी का सिप लेते हुए जवाब दें या कि गहरी सांस लेकर थकान निकालें। खांसी,  जुकाम जैसी न टाली जाने वाली स्थितियों में इन्हें कम करने के उपायों को अपना कर इंटरव्यू की शुरुआत करें,  अन्यथा इसके लिए क्षमा मांगते हुए अपनी बातचीत आरंभ करें। अस्पष्ट उच्चरण,  ऊंची आवाज में बोलने,  तेजी से बात करने आदि से बचें। उत्तर देते समय हर दूसरे मिनट पर पानी न पिएं। भाषा औपचारिक रखें और मजाकिया लहजा न अपनाएं। देशज शब्दों का इस्तेमाल न करें।

कैसे हों उत्तर
टेलिफोनिक इंटरव्यूज के उत्तर बहुत विस्तार में नहीं देने चाहिए। यह जितने छोटे हों, उतना बेहतर। यदि साक्षात्कारकर्ता को इसमें और ज्यादा जानकारी चाहिए हो तो वह आपसे अगला प्रश्न स्वयं ही पूछ लेगा। उत्तर में गलत तथ्य न बताएं। इंटरव्यू लेने वाले प्रशिक्षित होते हैं कि यदि आप अपने किसी उत्तर में झूठे तथ्य बता रहे हैं तो उन्हें क्रॉस-क्वेश्चनिंग के माध्यम से तुरंत कैसे जांचा जाए। फोन पर ही सारा प्रभाव जमाने के चक्कर में न पड़ें। संयत होकर उत्तर दें। अगर कोई प्रश्न आप समझ नहीं पा रहे हैं तो बेहतर होगा कि तुरंत इंटरव्यू लेने वाले से प्रश्न दोहराने की गुजारिश करें। यह अप्रासंगिक उत्तर देने से कहीं बेहतर विकल्प है।

सबसे जरूरी है तैयारी
फोन इंटरव्यू के दौरान बहुत सी क्रॉस-क्वेश्चनिंग होती है। साक्षात्कारकर्ता इसके माध्यम से यह जानने की कोशिश करता है कि आपने जिन तथ्यों का अपने आवेदन में उल्लेख किया है,  उनमें कितनी सत्यता है। इसीलिए जब भी टेलिफोनिक इंटरव्यू देना हो अपने आवेदन की प्रति और रिज्यूमे सामने रखें,  ताकि तथ्यों में कहीं कोई विरोधाभास न हो या आप कुछ भूलें नहीं। अगर टेलिफोनिक इंटरव्यू की तैयारी करनी हो तो मॉक टेलिफोनिक इंटरव्यू भी लिया जा सकता है। इसके लिए किसी मित्र या वरिष्ठ की मदद ले सकते हैं और फिर उससे फीडबैक मांग सकते हैं।

लहजे में सौम्यता जरूरी
इंटरव्यू के लिए फोन कॉल का आना कई तरह के संवेगों को उत्पन्न करने वाला होता है। बतौर उम्मीदवार आप पर तुरंत ही परफॉर्मेस प्रेशर यानी सफल प्रदर्शन का तनाव उत्पन्न हो जाता है। नतीजतन उत्साह और घबराहट दोनों ही महसूस होने लगते हैं। कई बार कुछ पूर्व अनुभवों के कारण आप किसी नकारात्मक संवेग के शिकार हो जाते हैं और ऐसे में प्रश्नों पर चिड़चिड़ाहट या गुस्सा भी आ सकता है,  लेकिन टेलिफोन परइंटरव्यूज के दौरान अपने लहजे में किसी भी तरह की भावना का अति प्रदर्शन उचित नहीं माना जाता।  बेहतर होता है कि अपनी वाणी को भावनात्मक प्रभावों से मुक्त रखें। अपनी वाणी से नजरिया सकारात्मक तो दर्शाएं,  लेकिन अति उत्साह या अति निर्लिप्तता के प्रदर्शन से बचें।

इंटरव्यू की तैयारी
टेलिफोन पर इंटरव्यू की तैयारी भी कुछ वैसे ही करनी चाहिए,  जैसे रेगुलर इंटरव्यू की होती है। इसके लिए जरूरी है कि पहले से कुछ कागजी कार्यवाही पूरी करके रखें। उदाहरण के लिए अपनी खूबियों और खामियों की एक सूची भी आपके हाथ में होनी चाहिए। साथ ही फोन इंटरव्यू पर अक्सर पूछे जाने वाले सवालों की सूची भी। अपनी कार्य पृष्ठभूमि और हुनर के बारे में बिना रुके बता सकने की काबिलियत होनी तो सबसे जरूरी है। साथ ही..


1. अपने रिज्यूमे को सामने रखें यानी अपने डेस्क पर,  ताकि सवालों के जवाब देते समय वह आपको स्पष्ट नजर आए।
2. अपनी उपलब्धियों की एक सूची अलग से आपके पास होनी चाहिए।
3. इंटरव्यू के दौरान जरूरी बातें नोट करने के लिए आपके पास पेन व पेपर होना चाहिए।
4. यदि इंटरव्यू आपके मोबाइल पर लिया जा रहा है तो कॉल वेटिंग को बंद रखें,  ताकि बातचीत के दौरान कोई व्यवधान न पड़े।
5. यदि इंटरव्यू का समय आपकी सुविधानुसार न हो तो किसी दूसरे समय के विकल्प के लिए बात कर सकते हैं।
6. जिस कमरे में आप बात कर रहे हों,  वह किसी भी तरह के शोर-शराबे  से दूर हो। घर बैठे इंटरव्यू दे रहे हैं तो बच्चों, पालतू जानवरों को दूर रखें या टीवी व अन्य म्यूजिक सिस्टम को बंद रखें।
7. यदि आप इस बारे में पूरी तरह आशान्वित न हों कि आपकी सेलफोन सर्विस दुरुस्त है तो लैंडलाइन फोन का विकल्प खुला रखें।

इंटरव्यू के दौरान
- कुछ भी खाना-पीना, धूम्रपान या च्युइंग गम चबाना ठीक नहीं।
- अपने पास पीने का पानी जरूर रखें। लगातार बोलने के दौरान अकसर पानी की जरूरत पड़ती है।
- मुस्कराएं। जी हां, फोन के दूसरी ओर इंटरव्यू लेने वाला व्यक्ति अपने अनुभव से इसे भांप सकता है।
- धीमे और स्पष्टता से बोलें।
- हमेशा इंटरव्यू लेने वाले व्यक्ति के नाम का टाइटल (मिस्टर या मिस के साथ) बोलें। उनका पहला नाम तभी लें,  जब वह आपको इस बारे में छूट दे।
- इंटरव्यू लेने वाले को सवाल पूछते समय टोकें नहीं।
- जवाब देते समय अपना पूरा समय लें। सही जवाब सोचने के लिए अपने विचारों को सहेजने की जरूरत से इंटरव्यूअर भली-भांति परिचित होते हैं।
- जहां तक संभव हो,  अपने जवाब छोटे रखें।
- याद रखें,  अकसर फोन इंटरव्यू के बाद नंबर आता है फेस-टू-फेस इंटरव्यू का। फोन इंटरव्यू के बाद धन्यवाद देते समय रूबरू मिलने के बारे में भी पूछ सकते हैं।


इंटरव्यू के बाद

1. इंटरव्यू के बाद सूची बनाएं कि आपसे क्या सवाल पूछे गए और आपने उनके क्या जवाब दिए।
2. धन्यवाद देना न भूलें। विनम्रता से दिया गया धन्यवाद जॉब प्राप्ति के प्रति आपकी इच्छा को भी दर्शाता है।

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